Holland Computer Systems B.V.
Vosboerweg 22, 7556 BS Hengelo
Voor zakelijke klanten en onderwijsinstellingen. Versie oktober 2026.
Artikel 1 — Begrippen
1.1 HCS: Holland Computer Systems B.V., gevestigd aan Vosboerweg 22, 7556 BS Hengelo, KvK-nummer 06087230.
1.2 Klant: een natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of een rechtspersoon, waaronder een onderwijsinstelling of schoolbestuur, die een overeenkomst sluit met HCS.
1.3 Overeenkomst: de afspraken tussen HCS en Klant over producten, programmatuur, licenties, cloudvoorzieningen, installatie, beheer, ondersteuning, advies of training.
1.4 Schriftelijk: op papier of elektronisch, waaronder per e-mail, op een wijze waarop de verklaring kan worden bewaard en de afzender voldoende kan worden vastgesteld.
1.5 SLA: een overeengekomen beschrijving van het niveau van dienstverlening, zoals beschikbaarheid, ondersteuningstijden, reactietijden, hersteldoelen en onderhoud.
1.6 Klantgegevens: gegevens die Klant of zijn gebruikers via de dienstverlening opslaan of verwerken, en gegevens die daaruit voor Klant ontstaan. Persoonsgegevens hebben de betekenis uit de AVG.
Artikel 2 — Toepasselijkheid en rangorde
2.1 Deze voorwaarden gelden als HCS en Klant hun toepasselijkheid zijn overeengekomen. HCS verstrekt ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst op een wettelijk toegestane wijze, zodat Klant ze kan raadplegen en bewaren.
2.2 HCS wijst de toepasselijkheid van algemene inkoopvoorwaarden van Klant uitdrukkelijk van de hand, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen. Bij tegenstrijdige verwijzingen stellen partijen vóór de opdracht vast welke voorwaarden gelden. Een verwijzing naar deze voorwaarden wijzigt geen reeds overeengekomen inkoop- of aanbestedingsvoorwaarden.
2.3 Bij tegenstrijdigheid gaan uitdrukkelijk overeengekomen afwijkingen voor. Daarna geldt: de verwerkersovereenkomst voor persoonsgegevens; de SLA voor de daarin geregelde dienstverleningsniveaus; de offerte of opdrachtbevestiging; deze voorwaarden. Dwingend recht gaat altijd voor.
2.4 Deze voorwaarden maken een particuliere koper niet tot zakelijke klant. Rechtstreekse verkoop aan ouders, leerlingen of studenten voor privégebruik vereist afzonderlijke consumentenvoorwaarden en de bijbehorende informatievoorziening.
Artikel 3 — Offertes en totstandkoming
3.1 Een offerte is veertien dagen geldig, tenzij daarin een andere termijn staat. Tijdens die termijn is het aanbod niet herroepelijk, tenzij het uitdrukkelijk als vrijblijvend is aangeduid.
3.2 Een overeenkomst ontstaat door schriftelijke aanvaarding van een voldoende bepaald aanbod. Zij kan ook ontstaan als Klant opdracht geeft en HCS die opdracht aanvaardt door met de uitvoering te beginnen. Stilzwijgen geldt op zichzelf niet als aanvaarding.
3.3 Bij een aanvaarding die afwijkt van de offerte ontstaat pas een overeenkomst nadat HCS die afwijkingen heeft aanvaard. Kennelijke fouten waarvan Klant redelijkerwijs had moeten begrijpen dat zij op een vergissing berusten, binden HCS niet.
3.4 Voorafgaand aan de overeenkomst spreken partijen af welke prestaties, aantallen, gebruiksrechten, prijzen en eventuele kosten van derden zijn inbegrepen. Een brochure of websitebeschrijving vervangt deze afspraken niet.
3.5 HCS mag een opdracht vóór aanvaarding weigeren. Een reeds gesloten overeenkomst kan HCS uitsluitend wijzigen of beëindigen op een overeengekomen of wettelijke grond.
Artikel 4 — Prijzen en prijsaanpassingen
4.1 Prijzen zijn in euro en exclusief btw. Verzend-, installatie-, reis-, verpakkings- en andere bijkomende kosten worden alleen berekend als hun bedrag of berekeningswijze vooraf is meegedeeld en overeengekomen.
4.2 Bij opdrachten met een waarde onder € 500 exclusief btw berekent HCS € 11 administratiekosten exclusief btw, uitsluitend als deze toeslag vooraf bij de prijs is vermeld.
4.3 Vaste prijzen voor eenmalige leveringen blijven ongewijzigd, behoudens overeengekomen meerwerk of een schriftelijk aanvaarde prijswijziging. Wettelijk gewijzigde belastingen worden overeenkomstig de wet verwerkt.
4.4 HCS kan tarieven voor doorlopende diensten eenmaal per kalenderjaar aanpassen met de procentuele wijziging van de CBS-consumentenprijsindex, reeks alle huishoudens, over het voorafgaande kalenderjaar. De eerste aanpassing vindt niet eerder plaats dan twaalf maanden na de start. Een negatieve index wordt eveneens verwerkt. HCS kondigt de aanpassing ten minste dertig dagen vooraf aan en vermeldt de berekening.
4.5 Een andere prijsverhoging vereist een concrete onderbouwing, bijvoorbeeld een aantoonbare verhoging van de inkoopprijs van een in de overeenkomst benoemde externe licentie of dienst. HCS kondigt deze ten minste zestig dagen vooraf aan. Klant mag het getroffen onderdeel vóór de ingangsdatum zonder opzegvergoeding beëindigen. Als onderdelen redelijkerwijs niet te scheiden zijn, geldt dit voor het samenhangende deel. Vooruitbetaalde bedragen voor de periode na beëindiging worden terugbetaald.
Artikel 5 — Uitvoering, medewerking en meerwerk
5.1 HCS handelt met de zorgvuldigheid en deskundigheid van een redelijk bekwaam ICT-dienstverlener. Advies en beheer zijn inspanningsverplichtingen, tenzij een concreet resultaat is toegezegd. Dit doet geen afbreuk aan de verplichting producten te leveren die aan de overeenkomst beantwoorden.
5.2 Klant verstrekt tijdig juiste informatie, bevoegde contactpersonen, benodigde toegang en een veilige werkomgeving. HCS waarschuwt voor kenbare onjuistheden of risico’s in instructies die de uitvoering beïnvloeden.
5.3 HCS mag gekwalificeerde medewerkers vervangen en derden inschakelen. HCS blijft verantwoordelijk voor haar eigen verplichtingen en de uitvoering door ingeschakelde hulppersonen, binnen de overeengekomen aansprakelijkheidsregeling. Voor subverwerkers geldt artikel 14.
5.4 HCS voert meerwerk uit na schriftelijk akkoord over de werkzaamheden en de gevolgen voor prijs en planning. Geen reactie geldt niet als akkoord. Bij direct gevaar voor beveiliging of continuïteit mag HCS binnen haar beheeropdracht noodzakelijke, evenredige maatregelen nemen. HCS informeert Klant zo snel mogelijk; aanvullende kosten buiten de opdracht vergen een afzonderlijke grondslag.
5.5 Bij minderwerk bespreken partijen de prijsverlaging en aantoonbare, redelijkerwijs niet te vermijden kosten. HCS berekent niet automatisch alle bespaarde werkzaamheden als gederfde winst door.
Artikel 6 — Levering en risico
6.1 HCS levert op het overeengekomen adres of stelt het product op de overeengekomen plaats beschikbaar. Zonder andere afspraak gaat het risico over bij feitelijke aflevering aan Klant of diens aangewezen ontvanger. Bij afhalen gaat het risico over bij afgifte.
6.2 Een afwijkende leveringsconditie, zoals een Incoterm, geldt alleen als die uitdrukkelijk met plaats en versie is overeengekomen. Deze voorwaarden hanteren niet standaard Ex Works.
6.3 Een levertijd is een streeftermijn, tenzij schriftelijk een fatale termijn is afgesproken of de aard van de overeenkomst anders meebrengt. HCS meldt een verwachte vertraging en de gevolgen daarvan zo snel mogelijk.
6.4 Wanneer voor verzuim een ingebrekestelling nodig is, geeft de benadeelde partij schriftelijk een redelijke hersteltermijn. Wettelijke gevallen waarin verzuim zonder ingebrekestelling intreedt, blijven gelden.
6.5 Deelleveringen en afzonderlijke facturering zijn toegestaan als dat is afgesproken of redelijkerwijs van Klant kan worden gevergd. Bij niet-afhalen geeft HCS eerst een redelijke afhaaltermijn. Daarna mag zij redelijke, vooraf aangekondigde opslagkosten berekenen en wettelijke rechten uitoefenen.
Artikel 7 — Oplevering, onderzoek en klachten
7.1 Klant onderzoekt geleverde producten en werkzaamheden binnen een redelijke termijn op aantallen, zichtbare schade en overeengekomen functionaliteit. Zichtbare transportschade wordt zo mogelijk direct vastgelegd en gemeld.
7.2 Klant meldt een tekortkoming schriftelijk binnen bekwame tijd nadat hij deze heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken, met voldoende informatie voor onderzoek. Er geldt geen algemene vervaltermijn van één werkdag of drie maanden na levering.
7.3 Bij projecten leggen partijen zo nodig vooraf test- en acceptatiecriteria vast. Ingebruikname of het uitblijven van een reactie houdt niet automatisch onvoorwaardelijke acceptatie of afstand van rechten wegens verborgen gebreken in.
7.4 HCS krijgt een redelijke gelegenheid om een gegronde klacht te onderzoeken en te verhelpen. Klant verleent daarvoor de noodzakelijke medewerking. Ontbinding, prijsvermindering, opschorting en schadevergoeding blijven mogelijk voor zover de overeenkomst en de wet dat toelaten.
7.5 Een klacht schort uitsluitend het redelijkerwijs betwiste deel van de betaling op, voor zover aan de wettelijke voorwaarden voor opschorting is voldaan. Het onbetwiste deel blijft betaalbaar.
Artikel 8 — Producten, herstel en garantie
8.1 Geleverde producten moeten beantwoorden aan de overeengekomen specificaties en het bijzondere gebruik dat HCS uitdrukkelijk heeft aanvaard. Voor gebruikte of gereviseerde producten worden de staat, beperkingen en eventuele afwijkende garantie vooraf vastgelegd.
8.2 Voor nieuwe hardware geldt daarnaast een contractuele garantie van twaalf maanden na aflevering voor materiaal- en fabricagefouten. Een langere uitdrukkelijk toegezegde garantie blijft gelden. Deze garantie vervangt niet de overige verplichtingen die HCS op grond van de overeenkomst of de wet heeft.
8.3 Bij een onder deze garantie vallend gebrek zorgt HCS binnen redelijke tijd voor kosteloos herstel of vervanging, inclusief noodzakelijke arbeids- en transportkosten. Als dat onmogelijk of onevenredig is, bespreken partijen een passende prijsvermindering of beëindiging van het getroffen onderdeel, met behoud van wettelijke rechten.
8.4 De garantie geldt niet voor zover het gebrek is veroorzaakt door onjuist gebruik, normale slijtage, een externe beschadiging of een wijziging door Klant of een derde. Alleen een causaal relevante omstandigheid kan een beroep op garantie beperken.
8.5 Een fabrieksgarantie is aanvullend. HCS verwijst Klant voor haar eigen verplichtingen niet uitsluitend naar de fabrikant. Werkzaamheden buiten de garantie worden pas tegen betaling verricht na akkoord op de kosten.
Artikel 9 — Software, licenties en diensten van derden
9.1 De overeenkomst vermeldt of HCS zelf leverancier is of uitsluitend bemiddelt bij een rechtstreeks contract tussen Klant en een derde. De rol van HCS en de contractpartij zijn vóór de bestelling duidelijk.
9.2 Voorwaarden van een derde gelden alleen als zij rechtsgeldig zijn overeengekomen en tijdig beschikbaar zijn gesteld. Zij vervangen niet zonder meer de eigen verplichtingen van HCS. Looptijd, verlenging, opzegging, gebruikersaantallen en inkoopverplichtingen worden vooraf vastgelegd.
9.3 HCS garandeert geen volledig foutloze of ononderbroken werking van software. Zij blijft gehouden aan toegezegde functionaliteit, ondersteuning, herstel en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
9.4 HCS informeert Klant over relevante, bij haar bekende beveiligingsupdates en beëindiging van ondersteuning voor de door haar beheerde omgeving. Verantwoordelijkheid voor installatie, testen en licentievernieuwing wordt in de overeenkomst of SLA vastgelegd.
9.5 Een migratie naar een betaalde opvolger of een wezenlijke functiewijziging vindt niet uitsluitend op basis van een algemene wijzigingsbevoegdheid plaats. Partijen maken daarover aanvullende afspraken.
Artikel 10 — Beheer, ondersteuning en beveiliging
10.1 De overeenkomst of SLA beschrijft de beheerde systemen, verantwoordelijkheden, ondersteuningstijden, prioriteiten, reactietijden, hersteldoelen en onderhoudsvensters. Een reactietijd is geen gegarandeerde hersteltijd, tenzij dat uitdrukkelijk is afgesproken.
10.2 Back-ups, hersteltesten, monitoring, logging en beveiligingsbeheer worden concreet toegewezen. HCS voert de aan haar opgedragen taken zorgvuldig uit. Voor onderdelen buiten de opdracht zorgt Klant zelf voor passende continuïteitsmaatregelen; HCS waarschuwt voor daarbij kenbare wezenlijke risico’s.
10.3 HCS neemt binnen haar verantwoordelijkheid passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Zij houdt daarbij rekening met risico’s, stand van de techniek, kosten en aard van de gegevens en systemen. Een absolute beveiligingsgarantie wordt niet gegeven.
10.4 Partijen gebruiken persoonlijke accounts, passende toegangsbeperking en waar passend multifactorauthenticatie. Klant meldt wijzigingen in bevoegdheden en vermoedelijk misbruik tijdig. HCS beheert haar eigen toegangen veilig en beperkt die tot wat voor de opdracht noodzakelijk is.
10.5 Gepland onderhoud wordt tijdig aangekondigd. Noodmaatregelen mogen zonder voorafgaande aankondiging als uitstel onverantwoord is; HCS beperkt de impact en informeert Klant zo snel mogelijk.
10.6 Partijen melden elkaar onverwijld incidenten die de dienstverlening of gegevens van de ander wezenlijk kunnen raken en werken mee aan beheersing en herstel. In de SLA worden bereikbaarheid, escalatie en termijnen vastgelegd die wettelijke meldingen mogelijk maken. Datalekken vallen tevens onder artikel 14.
10.7 Iedere partij voldoet aan de rechtstreeks op haar toepasselijke cyberbeveiligings- en productverplichtingen. Als de Cyberbeveiligingswet of de Cyber Resilience Act op een partij of dienst van toepassing is, leggen partijen aanvullende uitvoeringsafspraken vast. Deze voorwaarden nemen geen registratie-, zorg- of meldplicht weg.
Artikel 11 — Training en annulering
11.1 De offerte beschrijft inhoud, locatie, benodigde voorzieningen, aantal deelnemers en prijs. Klant zorgt op zijn locatie voor de vooraf afgesproken voorzieningen. Deelname geeft geen garantie op een bepaald leerresultaat of certificaat, tenzij uitdrukkelijk toegezegd.
11.2 Klant kan een deelnemer zonder meerkosten vervangen door iemand die aan dezelfde toelatingseisen voldoet. Voor annulering gelden vooraf overeengekomen redelijke afspraken. Als die ontbreken, vergoedt Klant reeds verricht werk en aantoonbare, niet meer te vermijden kosten, verminderd met besparingen en vervangende opbrengsten; maximaal de overeengekomen trainingsprijs.
11.3 Bij annulering door HCS biedt zij een passende vervangende datum. Als Klant die redelijkerwijs niet kan aanvaarden, betaalt HCS de prijs voor het niet-geleverde deel terug. Eventuele verdere rechten blijven bestaan.
Artikel 12 — Betaling en incasso
12.1 Klant betaalt binnen dertig dagen na ontvangst van een correcte factuur, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen. Een overeengekomen voorschot is vóór de bijbehorende uitvoering verschuldigd.
12.2 Klant meldt een factuurbezwaar gemotiveerd zo spoedig mogelijk. Het ontbreken van een bezwaar binnen een vaste termijn geldt niet als afstand van rechten. Wettelijke rechten op verrekening en evenredige opschorting blijven bestaan.
12.3 Bij te late betaling is vanaf het intreden van verzuim de toepasselijke wettelijke handelsrente verschuldigd; als deze niet van toepassing is, geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties. HCS rekent geen vast rentepercentage dat losstaat van de wet.
12.4 HCS kan de wettelijk verschuldigde vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten verlangen. Voor de berekening sluit zij aan bij het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met het toepasselijke wettelijke minimum. Vergoedingen worden niet dubbel berekend. Proceskosten volgen de wettelijke regeling en rechterlijke beslissing.
12.5 HCS mag bij concrete aanwijzingen van een wezenlijk betalingsrisico redelijke zekerheid verlangen. HCS motiveert het verzoek en geeft een redelijke termijn; opschorting vindt alleen plaats voor zover gerechtvaardigd en evenredig.
Artikel 13 — Eigendomsvoorbehoud
13.1 HCS behoudt de eigendom van geleverde zaken totdat de daarvoor verschuldigde koopprijs, de bijbehorende werkzaamheden en wegens tekortschieten verschuldigde bedragen zijn betaald, binnen de grenzen van artikel 3:92 BW. Dit is geen algemeen eigendomsvoorbehoud voor losstaande diensten.
13.2 Klant behandelt deze zaken zorgvuldig en mag ze niet verpanden of bezwaren. Doorverkoop in de normale bedrijfsuitoefening is alleen toegestaan als dat schriftelijk is afgesproken. Een verzekeringsplicht wordt afzonderlijk overeengekomen als aard en waarde van de zaken daartoe aanleiding geven.
13.3 HCS kan teruggave verlangen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Zij betreedt ruimten uitsluitend met actuele rechtsgeldige toestemming of op een andere wettelijke grondslag. Deze voorwaarden geven geen onbeperkt recht tot binnentreden of eigenmachtig wegnemen.
13.4 Terugname en eventuele verkoop worden financieel zorgvuldig afgewikkeld. HCS ontvangt niet meer dan haar rechtmatige aanspraak. Voor software en gegevens geldt de specifieke licentie- en gegevensregeling, niet het eigendomsvoorbehoud voor zaken.
Artikel 14 — Persoonsgegevens en onderwijs
14.1 De feitelijke verwerking bepaalt of HCS verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke is. Voor haar eigen relatie- en factuuradministratie is HCS in beginsel zelf verwerkingsverantwoordelijke. Een algemene verklaring dat HCS altijd uitsluitend verwerker is, geldt niet.
14.2 Voordat HCS namens Klant persoonsgegevens verwerkt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG. Deze regelt onder meer instructies, beveiliging, subverwerkers, bijstand, audits, doorgiften, incidenten en teruggave of verwijdering. De vereiste dienstspecifieke bijlagen worden ingevuld.
14.3 Partijen gebruiken passende rechtsgrondslagen; toestemming is niet voor iedere verwerking vereist of geschikt. Iedere partij is verantwoordelijk voor de eigen AVG-verplichtingen. Rechten van betrokkenen, bevoegdheden van toezichthouders en wettelijke aansprakelijkheid worden niet uitgesloten.
14.4 HCS meldt een datalek betreffende namens Klant verwerkte gegevens zonder onredelijke vertraging aan Klant. Beschikbare informatie volgt zo nodig in fasen. De verwerkersovereenkomst bevat een concrete operationele meldtermijn die Klant in staat stelt tijdig aan zijn verplichtingen te voldoen.
14.5 Bij onderwijsopdrachten stellen partijen vast welke verwerkersovereenkomst passend is. Een model bij het Privacyconvenant of Edu-V geldt alleen als het op de dienst en deelname van partijen aansluit en is overeengekomen. De enkele levering aan een school maakt een specifiek model niet automatisch van toepassing.
14.6 HCS gebruikt leerling-, student- en personeelsgegevens die zij als verwerker ontvangt niet voor eigen reclame, commerciële profilering of eigen training van AI-modellen. Een aanvullende verwerking vereist een afzonderlijke rechtmatige basis en mag niet botsen met de verwerkersrol.
Artikel 15 — Geheimhouding en intellectuele eigendom
15.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken die alleen voor de overeenkomst. Zij binden personen die toegang krijgen aan passende geheimhouding. Dit geldt niet voor rechtmatig openbare informatie, onafhankelijk ontwikkelde informatie of een wettelijk verplichte verstrekking.
15.2 Intellectuele-eigendomsrechten blijven bij de rechthebbende, tenzij schriftelijk rechtsgeldig anders wordt overeengekomen. HCS claimt geen eigendom van Klantgegevens of vooraf bestaande materialen van Klant.
15.3 Klant krijgt de gebruiksrechten die nodig zijn voor het overeengekomen doel, de overeengekomen gebruikers en de overeengekomen duur. Een betaalde eeuwigdurende licentie eindigt niet uitsluitend doordat een beheercontract eindigt. Overdracht en sublicenties volgen de overeengekomen licentie en toepasselijk dwingend recht.
15.4 Klant mag trainingsmateriaal intern gebruiken voor het overeengekomen doel. Verder verspreiden of commercieel exploiteren vereist toestemming, behalve waar de wet dit toestaat. Wettelijke softwarebevoegdheden worden niet uitgesloten.
15.5 Iedere partij staat ervoor in bevoegd te zijn materialen beschikbaar te stellen. Bij een aanspraak wegens inbreuk meldt zij dit direct en werkt zij mee aan verweer en een passende oplossing. Een vrijwaring wordt uitsluitend bij afzonderlijke schriftelijke afspraak aangegaan.
Artikel 16 — Aansprakelijkheid
16.1 Een partij die toerekenbaar tekortschiet, is aansprakelijk volgens de wet en de beperkingen in dit artikel. Wanneer herstel mogelijk is en de wet dat verlangt, krijgt zij eerst schriftelijk een redelijke hersteltermijn.
16.2 De totale aansprakelijkheid van HCS voor samenhangende gebeurtenissen is beperkt tot de voor de getroffen overeenkomst betaalde en verschuldigde vergoeding over twaalf maanden, met een minimum van € 10.000 en een maximum van € 100.000. Bij een eenmalige overeenkomst telt de totale contractsom. Bij een kortere looptijd tellen de voor die overeengekomen looptijd verschuldigde bedragen. Als de aansprakelijkheidsverzekeraar voor die schade een hoger bedrag uitkeert, geldt dat hogere bedrag vermeerderd met het toepasselijke eigen risico als limiet.
16.3 HCS vergoedt binnen deze limiet rechtstreeks veroorzaakte schade, waaronder redelijke kosten om de oorzaak en omvang vast te stellen, verdere schade te beperken en gegevens te herstellen wanneer het verlies aan HCS is toe te rekenen. Winstderving, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstilstand zijn uitgesloten, behoudens lid 16.4.
16.4 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van HCS, bij overlijden of lichamelijk letsel, of voor zover uitsluiting of beperking wettelijk niet is toegestaan. Rechten van betrokkenen op grond van de AVG worden niet beperkt. Een afzonderlijk overeengekomen aansprakelijkheidsregeling in de verwerkersovereenkomst gaat voor binnen haar toepassingsgebied.
16.5 Schadevergoeding wordt verminderd voor zover de schade mede door omstandigheden aan de zijde van Klant is veroorzaakt. Een ontbrekende back-up leidt niet automatisch tot verval van iedere aanspraak, zeker niet wanneer HCS de back-uptaak had.
Artikel 17 — Overmacht
17.1 Overmacht is een niet-toerekenbare verhindering als bedoeld in artikel 6:75 BW. Een cyberaanval, storing bij een leverancier of personeelstekort is niet automatisch overmacht; oorzaak, voorzorgsmaatregelen en wettelijke en contractuele verantwoordelijkheden zijn mede bepalend. Geldgebrek is geen overmacht.
17.2 De getroffen partij informeert de ander zonder onredelijke vertraging, beperkt de gevolgen en onderzoekt alternatieven. Verplichtingen worden slechts opgeschort voor zover en zolang nakoming door de overmacht wordt verhinderd.
17.3 Als de verhindering langer dan zestig dagen duurt, mag iedere partij het getroffen deel schriftelijk ontbinden. Eerdere wettelijke ontbindingsrechten blijven bestaan. Reeds bruikbaar geleverde prestaties worden betaald; vooruitbetalingen voor niet-geleverde prestaties worden terugbetaald.
Artikel 18 — Looptijd en beëindiging
18.1 De overeenkomst vermeldt de looptijd. Een eenmalige opdracht eindigt na voltooiing. Zonder afgesproken duur geldt een doorlopende overeenkomst voor onbepaalde tijd.
18.2 Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan schriftelijk worden opgezegd met een termijn van één maand door Klant en drie maanden door HCS, behoudens een andere uitdrukkelijke afspraak of een wettelijk vereiste langere termijn.
18.3 Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt op de afgesproken einddatum, tenzij vooraf schriftelijk een verlengingsregeling is overeengekomen. Voor overeenkomsten van opdracht blijven toepasselijke wettelijke opzeggingsrechten gelden, tenzij daarvan rechtsgeldig en uitdrukkelijk is afgeweken. Dit artikel sluit tussentijdse wettelijke opzegging niet op zichzelf uit.
18.4 Bij tussentijdse opzegging wordt afgerekend volgens de overeenkomst en toepasselijke wet, met aftrek van besparingen. Kosten van niet-opzegbare externe abonnementen worden alleen doorberekend voor zover de verplichting en consequenties vóór de bestelling uitdrukkelijk zijn overeengekomen en de wet dit toestaat.
18.5 Ontbinding wegens tekortkoming is mogelijk volgens de wet. Voor zover nodig gaat daaraan een ingebrekestelling met redelijke hersteltermijn vooraf. Een geringe tekortkoming rechtvaardigt niet zonder meer beëindiging van de volledige dienstverlening.
18.6 Bij insolventie kan de andere partij de wettelijke en overeengekomen rechten uitoefenen voor zover insolventierecht en eventuele afkoelings- of herstructureringsregels dit toelaten. Een WHOA-traject is niet op zichzelf een onbeperkte beëindigingsgrond.
Artikel 19 — Gegevens, exit en cloudmigratie
19.1 Klant behoudt toegang tot zijn gegevens volgens de overeenkomst. Bij beëindiging werken partijen mee aan een ordelijke overdracht van Klantgegevens, relevante documentatie en beheertoegang voor zover Klant daarop recht heeft. Beheertoegang van HCS wordt na overdracht ingetrokken.
19.2 Voor diensten buiten de Data Act spreken partijen vooraf exportformaat, termijnen, verwijdering, bijstand en redelijke kosten af. Gegevens worden niet zonder voorafgaande kennisgeving en een redelijke exportmogelijkheid verwijderd. De verwerkersovereenkomst regelt de omgang met persoonsgegevens.
19.3 Als HCS aanbieder is van een dataverwerkingsdienst waarop hoofdstuk VI van de Data Act van toepassing is, sluiten partijen vóór contractsluiting een dienstspecifieke overstapbijlage. Deze bevat de wettelijk vereiste informatie, onder meer de exporteerbare data en digitale activa, toegestane uitzonderingen, technische beperkingen, continuïteitsmaatregelen, toepasselijke informatiepagina’s en kosten.
19.4 Binnen dat toepassingsgebied bedraagt de opzegtermijn om het overstapproces te starten maximaal twee maanden en de overgangsperiode in beginsel maximaal dertig kalenderdagen. Wettelijke afwijkingsmogelijkheden en verlengingsrechten blijven gelden. Na de overgangsperiode geldt ten minste dertig kalenderdagen om gegevens op te vragen. Daarna volgt volledige verwijdering volgens de wettelijke voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
19.5 Tot 12 januari 2027 mogen uitsluitend wettelijk toegestane, vooraf bekendgemaakte overstapkosten worden berekend, tot maximaal de rechtstreeks met de overstap samenhangende kosten. Vanaf 12 januari 2027 worden binnen dit toepassingsgebied geen overstapkosten berekend. Reguliere dienstvergoedingen en eventuele vergoedingen bij voortijdige beëindiging worden afzonderlijk vermeld en zijn alleen verschuldigd voor zover wettelijk toegestaan.
19.6 Een betalingsgeschil rechtvaardigt geen blokkade van wettelijk verplichte gegevensoverdracht of het niet nakomen van privacyverplichtingen. HCS beperkt een eventuele opschorting tot wat gerechtvaardigd en evenredig is, met aandacht voor onderwijscontinuïteit en beveiliging.
Artikel 20 — Wijziging van voorwaarden
20.1 Een nieuwe versie geldt voor nieuwe overeenkomsten wanneer zij rechtsgeldig van toepassing is verklaard en verstrekt. Voor bestaande overeenkomsten geldt zij alleen na instemming of op grond van een reeds rechtsgeldig overeengekomen wijzigingsbevoegdheid.
20.2 Voor een doorlopende overeenkomst waarop dit artikel van toepassing is, mag HCS noodzakelijke, redelijke wijzigingen voorstellen wegens gewijzigde wetgeving of aantoonbare veranderingen in de dienstverlening. HCS verstrekt de volledige nieuwe tekst met toelichting ten minste zestig dagen vooraf. Deze bevoegdheid geldt niet voor een wezenlijke wijziging van de kernprestatie; prijzen volgen artikel 4.
20.3 Bij een voor Klant nadelige wijziging op grond van lid 20.2 mag Klant het getroffen onderdeel vóór de ingangsdatum kosteloos beëindigen. Zijn onderdelen niet redelijk te scheiden, dan geldt dit voor het samenhangende geheel. Opzegging laat reeds verschuldigde bedragen onverlet. Een wettelijk verplichte wijziging werkt niet verder door dan de wet verlangt.
Artikel 21 — Recht en geschillen
21.1 Nederlands recht is van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
21.2 Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Dit verhindert geen spoedprocedure, noodzakelijke verjaringstuiting of andere tijdkritische rechtsmaatregel.
21.3 Voor zover rechtsgeldig wordt een geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Overijssel. Wettelijke regels over absolute en exclusieve bevoegdheid en de beperkingen van een forumkeuze, waaronder artikel 108 Rv, blijven gelden.
21.4 Als een bepaling ongeldig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden voor zover dat mogelijk is. Partijen overleggen over een rechtsgeldige vervanging. Een onredelijke bepaling wordt niet automatisch omgezet in de voor HCS meest gunstige geldige variant.