Van der Valk Hotel Hengelo

Bij binnenkomst van Hotel Hengelo stond het groots aangekondigd: de keuken van het Van der Valk-hotel ging na een kwart eeuw op de schop, met nieuwe kooktoestellen, koel- en vriescellen en potten en pannen. Maar er veranderde meer, bleek toen we Vincent Heuker of Hoek spraken. Als hoofd financiën, personeelszaken en ICT bracht hij het hotel samen met HCS naar Microsoft 365, SharePoint en de cloud.

Samen sinds 1994

Samen sinds 1994

Dat de samenwerking werkt, bleek al toen we een rustige plek zochten: binnen een paar seconden was duidelijk dat zaal Hasselo een uur of twee vrij was. Ruim genoeg voor een gemiddeld gesprek, maar Heuker of Hoek had veel te vertellen. Zijn verhaal loopt van het in elkaar sleutelen van de eerste pc’s, de eerste internetverbindingen en floppydrives tot Microsoft 365, SharePoint en Power BI. “Omdat ik alles vanaf het begin heb meegemaakt, weet ik precies hoe de configuraties in elkaar zitten. Dat is puur ervaring, iets dat je niet leert op school.” De samenwerking met HCS bestaat al net zo lang. “Toen kwam ik hier zelf ook werken, in 1994. Heb grotendeels alles zelf opgezet, want ik had letterlijk alleen een stoel/bureau en een telefoon. HCS zit hier nu tegenover, maar zat destijds nog elders in Hengelo.” Eerst ging het vooral om pc’s en randapparatuur, later steeds meer om clouddiensten. En niet alleen voor het hotel in Hengelo.

“We vullen elkaar aan”

“We vullen elkaar aan”

“Van der Valk zit natuurlijk overal”, zegt Heuker of Hoek. Hengelo werkt vooral samen met de hotels in Zwolle en Enschede, en daarnaast met vastgoedprojecten in binnen- en buitenland. “Ik ben ook niet voor maatwerk, maar juist voor toepassingen die algemeen te gebruiken zijn. Dus, niet alleen voor de hotelwereld, maar veel breder.” En: “ICT is voor mij heel belangrijk. Dat stelt me in staat om sneller te handelen en om geld te besparen en verdienen.” Daarbij omringt hij zich graag met jonge mensen. “We profiteren samen van elkaar, zij van mijn ervaring en ik van hun parate kennis. Zo is dat ook met HCS, dat een jonge club is met veel kennis in huis. We vullen elkaar aan en maken elkaar sterker.”

Wijzen uit het Oosten

Wijzen uit het Oosten

“Binnen de Van der Valk-groep (die is onderverdeeld in verschillende regio’s met samenwerkende hotels) lopen wij als zg. Wijzen uit het Oosten op IT-gebied vaak voorop. Zwolle is daarbij onze showroom als het om de keuken gaat. Daar hadden we bijv. als eerste een geautomatiseerd keukensysteem, wat zichzelf als een olievlek verspreidde over de vestigingen. Vroeger werkten we nog met printbonnetjes voor de bestellingen, dat hebben we vervangen door beeldschermen. Niet alles wat we hier in Oost-Nederland bedenken is heilig, maar we zijn hier meestal wel vooruitstrevender. Mijn credo is: als iemand anders iets beters verzint, dan laat ik me graag overtuigen. Alleen gebeurt het vrijwel nooit”, zegt hij met twinkelende ogen.

Realtime inzicht met Microsoft 365

Realtime inzicht met Microsoft 365

De overstap naar Microsoft 365 en SharePoint maakte Heuker of Hoek samen met HCS. “De architectuur die we vijf jaar geleden, toen ons nieuwe hotel in Enschede openging, samen hebben opgezet, staat als een huis. En als je dan bekijkt waar Microsoft allemaal mee bezig is, welke ontwikkelingen er zijn. Per dag moet ik wel 15 berichten lezen met nieuwe release aankondigingen, van kleine zaken tot hele grote. Microsoft 365 is voor ons – en voor veel andere bedrijfstakken – de oplossing. We kunnen in Power BI realtime overzichten krijgen wat er in het bedrijf gebeurt, tot op detail.” Hij noemt een voorbeeld. “Stel dat de doorgifte van een schnitzel normaal gesproken zes minuten duurt, maar op een gegeven moment plots negen. Dan kun je meteen zien wat er aan de hand is: er staat niet, zoals afgesproken, een senior-medewerker bij de junior als coach, maar een junior-medewerker. Dat kun je dan meteen aansturen, waar je vroeger vier weken op moest wachten voordat de rapportage binnen was, is nu realtime. Uiteraard kon je er dan niets meer aan doen.”

Ook het frontofficesysteem naar de cloud

Ook het frontofficesysteem naar de cloud

Toen we hem spraken, stond het frontofficesysteem nog op zijn lijst. “Dat draait nu nog op lokale servers, maar moet ook naar de cloud. Dan kunnen we nog accurater naar de cijfers handelen. Daarom ben ik ook zo blij dat we met Microsoft werken voor de architectuur en ook met HCS voor de inrichting. Microsoft investeert gigantisch in Office365 en SharePoint, en aanverwante Apps daar kan geen bedrijf tegenop. Dan weet je ook dat je het beste van het beste krijgt.” Niet alles hoeft naar de cloud. “De kassasystemen blijven lokaal, want dat is erg plaatsgebonden. Maar verder gaat alles in de cloud. Van de acht oorspronkelijke servers gaan we naar twee, en dan nog een stuk of vier virtueel. Ook het financieel pakket staat hier al zo’n vijf jaar in de cloud. Andere hotels gaan daar nu ook langzaam naar over. Ik wil gewoon alle data realtime en up-to-date beschikbaar hebben. Als ik nú een serie stoelen moet bestellen, wil ik weten wat ik daar vijf jaar geleden voor betaald heb, en wel direct.”

Privacy en veiligheid voorop

Privacy en veiligheid voorop

Nog een voorbeeld van wat Van der Valk en HCS samen met Microsoft 365 hebben neergezet: “Een tijd geleden is het personeelssysteem helemaal aangepast. Ik wilde dat het personeel alle gegevens via een app konden zien, zodat ze bijvoorbeeld diensten konden inzien en ook konden ruilen. Daar zitten ook weer voorwaarden aan verbonden, want seniors mogen bijvoorbeeld niet ruilen met juniors. Dat is toen hier in Hengelo gaan draaien, vervolgens uitgerold over ‘onze’ hotels in het Oosten en tegenwoordig werkt 80% van de groep ermee. Waarbij we uiteraard rekening houden met de veiligheid en bijvoorbeeld de privacywet AVG. Zitten er bijvoorbeeld creditcardgegevens of persoonsnummers in een mail, dan gaat er automatisch een alarm af. We halen alles eruit en die melding gaat naar de AVG-functionaris.” Dat is een van de vele regels die in de cloudomgeving (de tenant) zijn ingesteld. En waarom bevalt de samenwerking met HCS zo goed? “Het is vrij moeilijk om te zorgen voor een goed fundament, als je begint te bouwen aan een webbased cloud omgeving. Een goed team met mensen die je begrijpen en aanvullen om je heen verzamelen is daar onderdeel van – en HCS is zo’n team. Natuurlijk gaat niet alles meteen goed, maar die ambitie is er wel. En als ik een keer een snoertje of iets anders nodig heb, dan loop ik even naar de overkant en haal het op. Ook dat is erg gemakkelijk!”

Overstappen naar Microsoft 365 of Azure?

Laat ons weten wanneer je wilt overstappen. Dan kijken we hoe jullie nu werken en laten we zien wat er verandert. Mail naar info@hcs.nl of bel 074-2553131.

Mail info@hcs.nl

Bij jou op locatie

Dan kijken je collega’s meteen mee

Vrijblijvend

Je zit nergens aan vast

Wanneer het jou uitkomt

Je kiest zelf de dag en tijd

Projecten bij klanten, in hun eigen woorden

Meer klantverhalen

Lees alle verhalen
Goudappel Coffeng

“We werken vanaf begin 2019 met dit systeem en het werkt perfect.”

Goudappel Coffeng kreeg in Deventer een presentatieruimte met twee grote touchscreens. Collega’s op andere vestigingen kijken mee.

Goudappel Coffeng|Frank Helthuis
Symbol BV

“Je staat niet in een wachtrij met 20 wachtenden voor je, je leert iedereen kennen en iedereen kent ook de situatie.”

Symbol BV ging van een lokale schijf en VPN naar SharePoint in de cloud, en koos touchscreens voor de opleidingen.

Symbol BV|Steven & Saskia
Het Erasmus Almelo

“HCS is een partner in het meedenken en leveren van passende oplossingen”

Computers, touchscreens in de klas en een scherm in de gymzaal: Het Erasmus in Almelo werkt al jaren met HCS.

Het Erasmus Almelo|Herbert van den Hof